非常好奇20几年前没有电子邮件的年代，世界上的人是如何工作的。在上学的时候, 我未曾料到,毕业之后的工作竟然是整天读Email，写Email。尤其是我的第一份工作，平均每天都收到超过200封邮件，整天淹没在Email的洪水之中。“You've got a mail”一点也不浪漫。每收到一封新邮件，就意味着别人往你的收集篮里丢了一件事情，要花时间去读它，归档，思考需要采取什么行动，需要你去get things done。在别人对你的收集篮有控制权的情况下，如何才能对自己要做的事情心中有数，对自己的时间有自主权，而不被别人牵着鼻子走呢？这是我一直在思考的问题。
我用过各种一些纸质或电子的To-do list来管理任务，但是总遇到下面两个问题:
- 任务的输入和输出都是邮件的形式，却要在别的地方再收集,整理,排程，难免有在电子邮件的内容再在To-do list输入一遍重复性劳动
- 邮件与To-do list的任务之间也没有关联，找起来不方便。

在浏览David Allen的网站是我看到了他推荐的一款GTD与Lotus notes相结合的软件。因为有免费试用的单机版
恰好公司用的是Lotus Notes邮件系统,就试用了一下。现将使用体会与大家分享。
1. 一览无余的工作界面

eProductivity的工作界面就好似在飞机驾驶舱中，所有需要的信息都可以在一个屏幕中显示出来。不需要在不同窗口之间切换。
主工作界面
左边的导航条包含 - 日历排程
- Email
- 项目任务(Projects & Actions)，可按情境分类
- 六个高度（Horizons of Focus）
中间 - 主工作区域 (出现左边导航条中选择的响应内容)
- 工具栏
右边 - Email文件夹（可隐藏）
- Lotus Notes本身自带日历（可隐藏）
想看什么信息，鼠标就可以点到哪里,可以在各种信息，各个高度之间随意无阻力游走～
就像David Allen说的，水会自动充满空间, 会自己流走. 水流进和流出都很快. 心境如水。

2. 与GTD流程的完美融合

关于如何处理邮件,软件有一幅叫收件箱教练(Inbox)的简图。如上图左边部分所示，右边是我的中文翻译。
eProductity的工作逻辑是与GTD的流程一致的。
对于2分钟内能完成的，和不可操作的邮件处理方式比较简单。
- 两分钟内能完成的，马上去做就行了。如，收到总公司人事变动通知，只要转发给相关人员就可以了。
- 不可操作的邮件，没有用的就删除。如，某展会的广告邮件。
- 不可操作的邮件，有用的就存档。如，金属行情报表的邮件存在“参考”文件夹，别人推荐了一本好书就存在“某一天/也许”文件夹。
有技术含量的是
- 超过两分钟才能完成的邮件
- 超过一步骤才能完成的邮件
如果邮件超过两分钟才能完成的事情就要建动作（Action).下图是一个设置新行动的页面.


页面分为
- 动作分类 （在动作分类选择选定后，自动更新）
- 动作标题 在此行中特别有加粗的一行字：
What is the next physical action? (Start with single physical next-action verb, whenever possible.)
下一步身体的动作是什么？（只要有可能，就要用一个身体的动词开始，如“买”，“电话”，“写”，“读”等等。。。）
- 动作分类选择 按照情境将动作分类，如日程（agendas），在家(at home)，外出(errands)，某一天/也许(someday/may)，任何地方(anywhere)，网络(on-line)，提醒(Tickler)，任何地方(anywhere)，电脑前(at computer)，电话前(at phone)，读/回顾(read/review)，等待(waiting for)
- 截止时间/开始时间/优先级别的设定
- 动作描述 具体描述动作,可添加附件,链接到邮件。这样就建立邮件与动作的关联。
然后可以将活动添加到日历，在日历中排程，组织待办事项。
eProductivity可以列出待办事项清单,然后根据情境的不同,从中选取事情来做,如下图。前面的红点/绿点代表优先级别，绿色的小棋子代表今天要做的事。


如果邮件超过了一个步骤才能完成,就可以分为两类
- 如果是几个不相关的步骤, 就新建几个动作
- 如果是关于一个项目的，就新建一个项目，在建子动作
因为可以把动作（Action）连接到相关项目（Project）,或把项目连接到相关动作，所以
- 有上至下，从项目分解有行动
- 由下至上，把行动归纳到项目
的渠道都非常畅通。
3.六个高度的检视
如果只是专注与行动，就会失去全局观，“横看成林侧成峰，只缘生在此山中”，纠结与巷战和细节中。
eProductivity还提供了六个高度的检视：


可以在月度和年度检视的时候从空中看看自己走的方向是否有偏离.
目前使用发现的不足是
- 太贵。。。只有单机版本有免费版本，且只能建25个待办事项。不过这也是避免库存过多的好办法。
- 单机版日历不能与lotusnotes在线的日历接入，所以同事在邀请会议的时候不知道我在单机日历上已经block住忙碌的时间。联机版本太贵。。。
结语：
听永锡老师David Allen也是用Lotus Notes的，他的两个重要数据库是
-收件夹Inbox
-GTD的eProducty
所以体会一下eProductity,也是体验了原汁原味的GTD管理思想。
在GTD的书里面也有提到，邮件只要在邮件系统里做管理就行了。而之前我只是简单地用插旗拔旗的方式进行管理，觉得怎么可能只在邮件系统里管理呢？用了eProductity这个插件/数据库后，才发现这是可能的。
我还是会继续用eProductivy~(单机免费版。。。)，加强在6个高度方面的检视。
eProductivity下载链接：http://www.eproductivity.com/dx/dac-referral 上面还有视频介绍